Quản lý công văn, lịch làm việc

Quản lý công văn tài liệu của bạn một cách khoa học. Hệ thống cho phép bạn tùy biến nghiệp vụ quản lý của cơ sở mình. Tích hợp tính năng quản lý công việc cơ quan, công việc cá nhân và cho phép nhắc việc qua tin nhắn.

1. Là một giải pháp phần mềm dùng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế với giao diện Website hoàn toàn tiếng Việt nên rất thân thiện với người sử dụng. Tiêu chí của Phần mềm là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn.

2. Thay đổi cách phân phối công văn và cách giao việc truyền thống bằng một giải pháp hiện đại: Từ máy tính của mình, văn thư cập nhật và phân phối công văn đến các bộ phận. Lãnh đạo các bộ phận xem xét công văn và phân chia công việc đến các nhân viên. Tìm kiếm tổng hợp công văn một cách nhanh chóng theo loại, nhóm, dự án, cơ quan ban hành…

3. Chuẩn hoá thông tin, chuẩn hoá quy trình làm việc chuyên nghiệp nhằm giảm thiểu thời gian và tiết kiệm chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh. Ngoài những khoản chi phí về giấy tờ và thời gian tiết kiệm được cho tổ chức có thể định lượng được bằng con số, một tài sản vô hình rất có giá trị được xác định thông qua quá trình khai thác. Đó chính là tài sản thông tin sẵn sàng cho mọi thành viên trong tổ chức khai thác một cách dễ dàng và tiện lợi phục vụ cho quá trình ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác.

4. Xây dựng doanh nghiệp đuợc tổ chức chuyên nghiệp: Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn.

5. Đối với các đơn vị hành chính, việc ứng dụng phần mềm Cloud Office đã thay đổi được tư duy làm việc theo kiểu thủ công sang việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành của từng cán bộ công chức từ đó nâng cao năng lực của cán bộ công chức, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng dần dần tiến tới thực hiện quản lý theo ISO điện tử và đây cũng chính là thực hiện chủ trương công nghiệp hóa. Hơn nữa việc ứng dụng Cloud Office là một nhân tố tích cực cho việc xây dựng Chính phủ điện tử.

Việc ứng dụng hiệu quả Cloud Office sẽ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp:

  • Tạo một văn phòng ảo, kết nối các văn phòng và tạo một kênh truyền thông nội bộ giúp truyền thông nhanh và thuận tiện hơn.
  • Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý và điều hành cộng tác.
  • Tăng năng suất và hiệu quả lao động, giúp giảm chi phí hoạt động và quản lý.
  • Lưu trữ và tổ chức thông tin khoa học, tạo khả năng khai thác kho dữ liệu dùng chung và tạo lập tài sản cho tổ chức, chia sẻ tài nguyên tốt hơn và giảm rủi ro mất mát thông tin.
  • Hỗ trợ theo dõi tình trạng xử lý công việc, dự án và có thông tin đầy đủ để kịp thời khi ra quyết định.
  • Cung cấp các công cụ chuẩn hoá thông tin, văn bản, tài liệu, biểu mẫu. Là công cụ điều hành trực tuyến và làm việc từ xa.
  • Là môi trường để các thành viên chia sẻ tri thức với nhau.
  • Xây dựng một nét văn hoá mới, giúp bỏ đi thói quen làm việc trên các phương tiện thủ công, xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và ưu việt hơn.
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí.
  • Giảm bớt thời gian tìm kiếm thời gian tìm kiếm thông tin.
  • Giảm bới thời gian quản lý và điều hành.
  • Giảm bớt thời gian đào tạo nhân viên mới.
  • Giảm bớt thời gian hướng dẫn các quy trình tác nghiệp lặp đi lặp lại.
  • Giảm bới chi phí in ấn và giấy tờ.
  • Giảm bớt chi phí đầu tư cho nhiều phần mềm đơn lẻ.
  • Chi phí đầu tư cho nhiều phần mềm đơn lẻ.
  • Giảm chi phí về nguồn lực